Die meisten Unternehmer kennen das Problem: Bis ein Mitarbeiter wirklich produktiv arbeiten kann, vergeht einige Zeit. Zeit, in der andere Mitarbeiter diesem unter die Arme greifen müssen. Das Team wird also erstmal deutlich unproduktiver, bis das neue Mitglied in das Projekt findet. Dabei kann man solche Prozesse so leicht wie nie automatisieren. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern durch einfache Maßnahmen, fällt es sogar den meisten Neuankömmlingen leichter anzukommen. Also, wie kann man Mitarbeiter automatisiert einarbeiten?
Das Dilemma
Zunächst ist ja das Problem, dass der neue Mitarbeiter die grundlegenden Abläufe, neue Programme und bestimmte Vorgehensweisen nicht kennt. Wiederholende Arbeiten machen in der Regel über 80 Prozent des Arbeitsalltags aus. Natürlich hängt das sehr von der Tätigkeit ab, aber selbst bei Entwicklungs- oder Forschungsprozessen gibt es wiederholende Arbeiten. Wenn man diese erklärt, kann der Neuzugang bereits einiges selbständig abarbeiten. Aber genau bei diesen Arbeiten ist das Problem, dass es oft viele verschiedene Aufgaben sind und jemand sich erst einmal die Zeit nehmen muss, das alles zu erklären.
Was ist sinnvoll zu automatisieren?
Aufgaben oder die jedes Mal anders zu erfüllen sind oft zu kompliziert, um diese direkt zu Beginn zu erklären. Ebenso macht es Sinn, Arbeiten, die nur sporadisch vorkommen, zu einem späteren Zeitpunkt zu zeigen. Für den Neuzugang ist es wichtig direkt zu Beginn strukturelle Abläufe, Qualitätskontrollen und regelmäßige Arbeiten zu lernen.
Wie bringt sich ein Mitarbeiter die Aufgaben selbst bei?
Am einfachsten funktioniert so etwas mit einem Videokurs. Dafür muss natürlich zunächst ein Mitarbeiter dieses Video aufnehmen und den Prozess einmal erklären. Das mag vielleicht zunächst wie unnötige Arbeit wirken, aber spätestens beim zweiten eingelernten Mitarbeiter hat sich der Aufwand gelohnt. In einer kleinen Präsentation können Arbeitsabläufe, Strukturen und Prozesse anschaulich erklärt werden.
Egal ob in der Produktion, oder im Büro, neuen Mitarbeitern hilft es ungemein, die Prozesse einmal gesehen zu haben. Für Aufgaben am Computer empfehlen wir Bildschirmaufnahmen, sowie eine gleichzeitige Erklärung des Aufnehmenden. Optimalerweise erarbeiten Sie eine Checkliste, die der neue Mitarbeiter nutzen kann, um die einzelnen Arbeitsschritte nacheinander abzuarbeiten. Dies hilft vor allem am Anfang, um keinen Schritt zu übersehen.
Was sind die Vorteile?
Für das Unternehmen:
- Einmalige (zeitliche) Investition
- Andere Mitarbeiter werden stark entlastet
- Neuer Mitarbeiter wird schneller in die produktive Arbeit eingeführt
- Produktivität des Teams fällt zu Beginn des Neuzugangs nicht ab
- Bietet auch Hilfsstellungen für vorhandene Mitarbeiter
Für den neuen Mitarbeiter:
- Strukturen und Abläufe werden klar kommuniziert
- Begrifflichkeiten werden geklärt
- Alle Informationen auf Abruf
- Kann Videos mehrmals oder während den Arbeiten abrufen
- Eine Checkliste verhindert vergessene Arbeitsschritte
Die E-Learning-Plattform** **zum Einarbeiten
Optimalerweise haben Sie diese Lernvideos auf einer eigenen Plattform und nicht irgendwo im Internet, oder als lose Dateien auf dem Laufwerk. Wir von Novus Tec kennen uns mit solchen E-Learning-Plattformen für den firmeninternen Gebrauch aus. Wir beraten Sie gerne und bieten Ihnen eine kostengünstige Lösung an.
